Que es la combinacion por correspondencia en Word?
Tabla de contenido
¿Qué es la combinación por correspondencia en Word?
La combinación de correspondencia le permite crear un lote de documentos personalizados para cada destinatario. Los marcadores de posición (denominados campos de combinación) indican a Word en qué parte del documento incluir información del origen de datos.
¿Cuáles son las características de la combinación de correspondencia?
Para combinar correspondencia, se utiliza dos elementos:
- Documento principal. Es el documento de Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.
- Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal.
¿Cómo se crean los contactos para combinar con el documento?
Configurar una nueva lista de combinación de correspondencia con Word
- Vaya a Archivo > Nuevo > Documento en blanco.
- Haga clic en Seleccionar destinatarios > Escribir una nueva lista.
- En el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones, escriba la información de los destinatarios en cada columna, según corresponda.
¿Por qué se requiere un origen de datos para combinar correspondencia?
Los destinatarios de una combinación de correspondencia generalmente provienen de una lista de nombres y datos en una lista existente, como una hoja de cálculo de Excel o la lista de contactos de Outlook. La lista o base de datos se conoce como el origen de datos para la combinación de correspondencia.
¿Cómo hacer una combinación de correspondencia?
En el primer paso del proceso haz clic en el botón Iniciar combinación de correspondencia y elige Carta. En el segundo paso, en el botón Seleccionar destinatarios haz clic sobre Usar una lista existente.
¿Cuáles son los errores de formato al combinar correspondencia?
Errores (cambios) de formato al combinar correspondencia. Otro de los problemas más comunes son los errores de formato al combinar correspondencia, sobre todo en fechas y números. Tenemos fechas con formato europeo dd/mm/aaaa en nuestra base de datos de Excel o Access y al hacer la combinación en Word, aparece con el formato americano mm/dd/yyyy.
¿Cómo podemos insertar los campos en un documento de combinación?
Podemos insertar así todos los campos que queramos. El campo aparecerá en el documento principal entre << y >> esto nos indica que ahí va un campo que será sustituido por un valor cuando se ejecute la acción de combinar. Aquí tienes un ejemplo de un documento con campos de combinación.
¿Cómo podemos combinar estos datos con el documento?
Podemos combinar directamente estos datos con el documento. Ponemos el cursor donde queremos añadir el campo y seleccionamos una opción de la derecha. La opción de línea de saludo permite especificar una construcción. Y en caso de no tener el dato como el Nombre para completarlo añadir una línea alternativa.