Como guardar un archivo en formato digital?
Tabla de contenido
¿Cómo guardar un archivo en formato digital?
10 recomendaciones
- Establece un protocolo sobre cómo almacenar la información digital.
- Guarda todos tus documentos digitales en una misma carpeta.
- Además de autoexplicativos, los nombres deben ser breve.
- A mayor volumen de información, mayor necesidad de subcarpetas.
- Codifica documentos digitales con la fecha invertida.
¿Cuánto dura un archivo digital?
En promedio, estos deben durar entre cuatro a cinco años en sus archivos. Después del tiempo de vida de los documentos, usted debes decidir si digitalizarlos o destruirlos.
¿Qué formatos de archivo digital existen?
Los tipos de archivo más comunes son:
- De texto: txt, doc, docx, etc.
- De imagen: jpg, gif, bmp, png, etc.
- De vídeo: avi, mp4, mpeg, mwv, etc.
- De ejecución o del sistema: exe, bat, dll, sys, etc.
- De audio: mp3, wav, wma, etc.
- De archivo comprimido: zip, rar, tar, etc.
- De lectura: pdf, epub, azw, ibook, etc.
¿Cuánto tiempo se debe resguardar un archivo?
Conservar los documentos: Plazos de prescripción.
| Materia | Prescripción |
|---|---|
| Prevención de Riesgos Laborales a efectos de infracciones | 5 años |
| Fiscal a efectos de deudas tributarias | 4 años |
| Fiscal a efectos de comprobaciones de cuotas compensadas o deducciones aplicadas | 10 años |
| Contable y mercantil | 6 años |
¿Qué tipo de objetos se puede utilizar en documentos digitales?
La preservación digital abarca tres tipos de objetos digitales:
- Fichero: secuencia de bytes ordenada con nombre y legible por un sistema operativo.
- Cadena de bits: constituida por datos contiguos o no contiguos dentro de un fichero con propiedades significativas comunes en el contexto de la preservación.
¿Qué puede contener un archivo digital?
Dentro de las peculiaridades que un archivo digital debe tener, encontramos: Un contenido estable. Cinco personas involucradas en su creación: autor, escritor, remitente, destinatario y creador. Sustento de acciones que facilitan la toma de decisiones.
¿Qué documentos son más obvios de archivo digital?
Los documentos más obvios de archivo digital son aquellos en formato Word, Excel o Pdf. No obstante, cada vez tiene una mayor relevancia archivar digitalmente otro tipo de documentos, como por ejemplo, aquellos documentos que se encuentran adjuntos en correos electrónicos.
¿Cuándo aparecen los primeros archivos?
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza. Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados.
¿Qué es la seguridad de un archivo digital?
De esta forma, la digitalización de archivos garantiza la seguridad de la información. Un aspecto final de la seguridad un archivo digital es el de los derechos de acceso. Un sistema de gestión documental gestiona quiénes pueden consultar y quiénes pueden modificar el archivo digital.
¿Cuál es el origen de los archivos y su documentación?
El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza.